Υπάλληλος υποδοχής ξενοδοχείου

Περιγραφή επαγγέλματος

Το τμήμα υποδοχής πελατών είναι πάντα κοντά στην είσοδο του ξενοδοχείου και οι υπάλληλοι υποδοχής βρίσκονται στο επίκεντρο της προσοχής των πελατών. Με δεδομένο ότι είναι η πρώτη επαφή των υποψήφιων πελατών κατά την άφιξή τους στο ξενοδοχείο είναι πολύ σημαντικό να κάνουν καλή εντύπωση.

Σε μεγάλα και μεσαία ξενοδοχεία υπάρχουν οι προϊστάμενοι του γραφείου υποδοχής και οι βοηθοί. Ελέγχουν τις κρατήσεις των κλινών του ξενοδοχείου και απαντούν στις απορίες των υποψήφιων πελατών στο τηλέφωνο. Στις θέσεις αυτές θεωρείται εξαιρετική ικανότητα και προσόν η διατήρηση της ισορροπίας μεταξύ της άρνησης κράτησης κλινών και των υπεράριθμων κρατήσεων. Οι υπάλληλοι υποδοχής επιμελούνται της αλληλογραφίας του ξενοδοχείου, λαμβάνουν και απαντούν στις επιστολές, ενημερώνουν τα λογιστικά βιβλία, ενημερώνουν τα άλλα τμήματα για τις νέες αφίξεις πελατών, τηρούν τους λογαριασμούς των πελατών συλλέγοντας τις αποδείξεις από εστιατόριο, μπαρ κ.λπ. και τις συμψηφίζουν στο λογαριασμό του πελάτη τον οποίο αφορούν. Σχεδόν όλα τα ξενοδοχεία έχουν μηχανογραφημένη μέθοδο κρατήσεων και λογιστικό πρόγραμμα για τον υπολογισμό των λογαριασμών. Κατά συνέπεια, μπορούν ανά πάσα στιγμή να έχουν εικόνα τον διαθέσιμων κλινών του ξενοδοχείου, του εύρους του λογαριασμού των πελατών, καθώς και του αποθέματος των απαραίτητων υλικών (π.χ. καθαρά σεντόνια, πετσέτες κ.ο.κ.). Η υποδοχή λειτουργεί επίσης ως γραφείο πληροφοριών: π.χ. το προσωπικό απαντά στις απορίες των επισκεπτών για τα αξιοθέατα της περιοχής και τους τρόπους πρόσβασης σε αυτά, τα διαθέσιμα μεταφορικά μέσα, από και προς την περιοχή.

Οι υπάλληλοι της υποδοχής δουλεύουν με βάρδιες, για παράδειγμα από νωρίς το πρωί μέχρι τα μέσα του απογεύματος και από τα μέσα του απογεύματος μέχρι αργά το βράδυ. Οι προϊστάμενοι των γραφείων υποδοχής υπάγονται απευθείας στον διευθυντή του ξενοδοχείου, αφού θεωρείται μια από τις πιο νευραλγικές θέσεις και κλειδί στην αποτελεσματική διοίκηση του ξενοδοχείου.

Προσωπικά χαρακτηριστικά

• Φιλική και εξυπηρετική προσωπικότητα
• Ικανότητα επικοινωνίας με όλους τους τύπους ανθρώπων
• Καλή μνήμη
• Υπευθυνότητα
• Αυτοπεποίθηση
• Μεθοδικότητα στην εργασία
• Πρακτικό πνεύμα
• Σχολαστικότητα
• Γνώση ξένων γλωσσών (ιδίως στις τουριστικές περιοχές)

Για τις ανώτερες θέσεις:

• Επιχειρηματική οξύνοια
• Καλή κρίση των ανθρώπων
• Ηγετικές ικανότητες